Każdy wózek widłowy powinien być zgłoszony przez właściciela do UDT (Urzędu Dozoru Technicznego) w celu jego rejestracji. Obowiązek ten wynika z Ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym. (Dz.U. z dnia 31 grudnia 2000 r.).
Jak zgłosić nowy wózek widłowy do UDT?
Tryb postępowania zależy od tego, czy wózek widłowy jest nowy, czy też mamy do czynienia z pojazdem używanym. W przypadku urządzeń nowych procedurę należy rozpocząć, zgłaszając wózek do objęcia dozorem technicznym, a więc wypełniając stosowny wniosek (można go znaleźć na stronie internetowej Urzędu Dozoru Technicznego). We wniosku znajdują się informacje na temat podmiotu zgłaszającego, a także samego urządzenia (m.in. oznaczenie typu urządzenia wytwórcy czy numeru fabrycznego). Wniosek trzeba złożyć do właściwego terenowo oddziału Urzędu Dozoru Technicznego.
Do wniosku należy dołączyć dwa komplety dokumentacji rejestracyjnej (w języku polskim). W załącznikach powinny znaleźć się też inne dokumenty, które zostały wskazane w odpowiednich rozporządzeniach. Są to przede wszystkim dane rejestrowe podmiotu (KRS lub CEIDG), który składa wniosek. Jeśli rejestracji podlega więcej urządzeń, należy dołączyć ich wykaz. Do pozostałych dokumentów, które także powinny stanowić załączniki do wniosku, zaliczamy też schematy układów, instrukcja obsługi, certyfikat pochodzenia, Dokumentacja Techniczno-Ruchowa (DTR) wózka widłowego.
Kolejnym etapem jest weryfikacja wniosku przez UDT. W przypadku braku niezbędnych dokumentów konieczne będzie ich uzupełnienie (po uprzednim poinformowaniu przez urząd). Następnie inspektor UDT uzgodni termin i miejsce badania odbiorczego i przekaże wymagania dotyczące sposobu przygotowania urządzenia do tej procedury. Badanie odbiorcze ma na celu potwierdzenie, że rejestrowany wózek jest w pełni zdolny do bezpiecznej eksploatacji.
Jeśli wynik badań będzie pozytywny, inspektor UDT wystawia protokół badania i wydaje decyzję zezwalającą na eksploatację wózka widłowego. Na tej podstawie wydawana jest książka rewizyjna urządzenia, czyli dokument zawierający wszystkie informacje na temat wózka widłowego, w tym m.in. numer identyfikacyjny, termin badań, decyzję zezwalającą na przyjęcie do eksploatacji, dane użytkownika, protokół badania, wykaz dokumentacji technicznej.
Jak wygląda procedura w przypadku wózków używanych?
Powyższa procedura rejestracyjna dotyczyła urządzeń fabrycznie nowych. W przypadku używanych wózków widłowych proces zgłoszenia rozpoczyna się podobnie, a więc od złożenia w oddziale UDT pisemnego wniosku o zgłoszenie urządzenia do ponownego objęcia dozorem technicznym. Jednocześnie w przypadku zgłaszania urządzeń wcześniej zarejestrowanych, do wniosku należy dołączyć kserokopię ostatniego protokołu i ostatniej decyzji — bez konieczności dostarczenia dwóch kompletów dokumentacji rejestracyjnej.
Wniosek wraz z dokumentacją również podlegają weryfikacji przez inspektora UDT, a następnie konieczne jest wykonanie badań technicznych. Po pozytywnym wyniku badań wystawiany jest protokół pozwalający na bezpieczną eksploatację używanego wózka widłowego.